6 Kinh Nghiệm Đặt Mua Ly Cốc Sứ Quà Tặng In Logo Số Lượng Lớn

Việc đặt mua ly cốc sứ in logo với số lượng lớn đòi hỏi không chỉ sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn cần những kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo thành công cho chiến dịch quà tặng và tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp.

Bài viết này, Ly Sứ Quà Tặng In Logo sẽ chia sẻ 6 kinh nghiệm then chốt, bao gồm việc lập kế hoạch thời gian chi tiết, tầm quan trọng của việc duyệt mẫu thực tế thống nhất quy cách rõ ràng, đánh giá năng lực nhà cung cấp, thỏa thuận điều khoản thanh toán/bảo hành và quy trình kiểm tra hàng hóa khi nhận.

Qua đó, giúp quý khách hàng doanh nghiệp đặt mua ly cốc sứ quà tặng số lượng lớn một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ như kỳ vọng.

1. Lập Kế Hoạch Thời Gian Rõ Ràng

Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố tiên quyết đảm bảo đơn hàng ly sứ số lượng lớn được giao đúng hạn, đặc biệt khi phục vụ các sự kiện hoặc chiến dịch có mốc thời gian cố định.

Có 4 khía cạnh chính cần tính toán trong kế hoạch thời gian là thời gian sản xuất, thời gian duyệt mẫu, thời gian vận chuyển và thời gian dự phòng:

• Tính toán thời gian sản xuất thực tế: Bao gồm cả thời gian chuẩn bị phôi sứ, công đoạn in ấn logo (phụ thuộc kỹ thuật in), thời gian nung (nếu là in decal nung), kiểm tra chất lượng và đóng gói hoàn thiện sản phẩm.

• Dành đủ thời gian cho khâu duyệt mẫu: Quy trình này không chỉ là gửi file thiết kế mà còn bao gồm việc sản xuất mẫu thật, vận chuyển mẫu đến tay bạn và thời gian bạn phản hồi. Mẫu có thể cần chỉnh sửa 1-2 lần, mỗi lần đều tốn thêm thời gian sản xuất và vận chuyển mẫu.

• Ước tính thời gian vận chuyển chính xác: Thời gian này phụ thuộc vào địa điểm nhận hàng xa hay gần so với xưởng sản xuất và phương thức vận chuyển được lựa chọn (đường bộ, đường sắt…).

• Luôn có thời gian dự phòng: Nên cộng thêm khoảng 10-15% tổng thời gian dự kiến để đối phó với các tình huống phát sinh không lường trước như vấn đề về nguyên liệu, sự cố máy móc, ảnh hưởng thời tiết hoặc các yếu tố khách quan khác.

Đặc biệt lưu ý các mùa cao điểm như cuối năm, lễ Tết, nhu cầu quà tặng tăng cao khiến thời gian sản xuất và vận chuyển có thể kéo dài hơn đáng kể. Do đó, việc lên kế hoạch và đặt hàng sớm hơn bình thường ít nhất vài tuần là vô cùng cần thiết để đảm bảo tiến độ.

2. Duyệt Mẫu Thực Tế

Duyệt mẫu ly sứ in logo thực tế là khâu kiểm soát chất lượng quan trọng nhất trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt, giúp bạn hình dung chính xác sản phẩm quà tặng cuối cùng sẽ trông như thế nào.

Việc duyệt mẫu giúp đánh giá 3 yếu tố cốt lõi là chất lượng phôi sứ, màu sắc thực tế và chất lượng in ấn logo:

• Kiểm tra chất lượng phôi sứ: Cầm nắm mẫu ly thật để cảm nhận độ dày dặn, trọng lượng, độ mịn màng của lớp men, kiểm tra xem kiểu dáng và dung tích có chính xác như yêu cầu ban đầu hay không.

• Đánh giá màu sắc thực tế: So sánh màu men sứ và quan trọng nhất là màu logo/hình ảnh được in trên ly với file thiết kế gốc hoặc mẫu màu (Pantone/CMYK) đã được phê duyệt trước đó. Ánh sáng và chất liệu nền sứ có thể ảnh hưởng đến sắc độ màu.

Đánh giá màu sắc thực tế của ly với file demo

• Xác nhận chất lượng in ấn: Kiểm tra kỹ lưỡng độ sắc nét của các chi tiết, chữ viết trên logo, đảm bảo không bị mờ, nhòe hay răng cưa. Đánh giá độ bám dính của lớp mực in và xác nhận vị trí, kích thước in đã chuẩn xác theo thiết kế.

Mặc dù việc yêu cầu sản xuất mẫu thử có thể phát sinh một khoản chi phí nhất định, đây là sự đầu tư hoàn toàn xứng đáng. Nó giúp bạn tránh được rủi ro nghiêm trọng là sản xuất hàng loạt sản phẩm không đạt yêu cầu, gây lãng phí ngân sách và thời gian lớn hơn nhiều lần.

3. Trao Đổi Rõ Ràng Về Quy Cách Đơn Hàng

Thống nhất một cách chi tiết và rõ ràng về mọi quy cách liên quan đến sản phẩm và đơn hàng là cơ sở pháp lý và kỹ thuật vững chắc, đảm bảo cả doanh nghiệp đặt hàng và nhà cung cấp đều hiểu đúng, đủ yêu cầu và trách nhiệm của mình.

Bất kỳ sự mập mờ, thiếu sót hay hiểu lầm nào trong việc thỏa thuận quy cách đều có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có hoặc sản phẩm cuối cùng không đáp ứng được kỳ vọng.

Cần làm rõ và ghi nhận bằng văn bản (trong đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc phụ lục) ít nhất 7 yếu tố quan trọng sau:

• Thông số chi tiết của ly sứ: Xác định rõ chủng loại ly (ví dụ: ly trụ quai C, ly bầu, ly vát…), dung tích chính xác (đơn vị ml), màu sắc men sứ (trắng, màu đơn sắc cụ thể, lòng màu…).

• Chi tiết yêu cầu in ấn: Chỉ định rõ ràng kỹ thuật in logo lên ly sứ mong muốn (ví dụ: In decal nung nhiệt độ cao cho độ bền tối đa, In lụa trực tiếp cho chi phí tối ưu với màu đơn giản…), vị trí in (chính giữa đối diện quai, bên phải quai, hai mặt…), kích thước cụ thể của hình in (rộng x cao, tính bằng cm hoặc mm).
• Yêu cầu về đóng gói: Thống nhất loại hộp đựng cho từng ly (hộp carton trắng trơn, hộp giấy in offset theo thiết kế riêng, hộp quà cao cấp có lót lụa/mút…) và quy cách đóng gói vào thùng lớn (số lượng ly/thùng, yêu cầu chống sốc…). Để có cái nhìn chi tiết hơn về các giải pháp bao bì và cách chọn lựa phù hợp với ngân sách cũng như mục tiêu của chiến dịch quà tặng số lượng lớn, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Giải pháp đóng gói ly sứ quà tặng của lysu.com.vn.

Các giải pháp đóng gói ly sứ quà tặng

• Số lượng đặt hàng chính xác: Ghi rõ tổng số lượng ly cần sản xuất.
• Thời gian giao hàng dự kiến: Xác định ngày giao hàng cụ thể hoặc khung thời gian giao hàng mong muốn.
• Địa điểm nhận hàng: Cung cấp địa chỉ giao hàng chính xác và thông tin người liên hệ nhận hàng.
• Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng: Bao gồm đơn giá cho mỗi sản phẩm (đã bao gồm chi phí in ấn, đóng gói cơ bản chưa?), tổng giá trị đơn hàng, thuế VAT và các chi phí khác (nếu có, như phí vận chuyển).

Việc văn bản hóa mọi thỏa thuận quy cách không chỉ giúp hạn chế tranh cãi mà còn là căn cứ quan trọng để đối chiếu, kiểm tra và giải quyết các vấn đề nếu có bất kỳ sai lệch nào phát sinh trong quá trình sản xuất và giao nhận.

4. Đánh Giá Năng Lực Thực Sự Của Nhà Cung Cấp

Năng lực sản xuất thực tế và uy tín đã được kiểm chứng của nhà cung cấp là yếu tố then chốt, quyết định trực tiếp đến chất lượng đồng đều của sản phẩm và khả năng đáp ứng đúng tiến độ giao hàng, đặc biệt đối với những đơn hàng ly sứ có số lượng lớn.

Có 3 khía cạnh chính cần được xem xét kỹ lưỡng để đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan:

• Kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự: Đề nghị nhà cung cấp cho xem các sản phẩm mẫu đã thực hiện cho các khách hàng khác có quy mô đơn hàng hoặc yêu cầu tương tự. Tham khảo danh sách khách hàng, các dự án lớn họ đã hoàn thành để đánh giá kinh nghiệm thực tế.
• Quy mô sản xuất và trang thiết bị: Tìm hiểu thông tin về quy mô nhà xưởng, số lượng công nhân, hệ thống máy móc thiết bị (máy in, lò nung…) để đánh giá khả năng đáp ứng đơn hàng lớn trong thời gian yêu cầu. Công nghệ in ấn hiện đại cũng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Quy trình kiểm soát chất lượng (QC – Quality Control): Hỏi rõ về các bước kiểm tra chất lượng được áp dụng trong suốt quá trình sản xuất, từ khâu kiểm tra phôi sứ đầu vào, kiểm soát quá trình in ấn, đến kiểm tra thành phẩm trước khi đóng gói và xuất xưởng. Một quy trình QC nghiêm ngặt sẽ giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm lỗi.

Quy trình sản xuất cốc sứ đạt chuẩn chất lượng

5. Thỏa Thuận Rõ Ràng Về Thanh Toán và Bảo Hành

Các điều khoản liên quan đến phương thức thanh toán, tiến độ thanh toán và chính sách đổi trả, bảo hành sản phẩm là một phần không thể thiếu và cực kỳ quan trọng trong bất kỳ hợp đồng mua bán nào, đặc biệt là với các đơn hàng giá trị lớn như đặt ly sứ số lượng lớn.

Cần chú trọng thảo luận và thỏa thuận rõ ràng ít nhất 3 nội dung chính sau đây:

• Phương thức và tiến độ thanh toán: Quy định cụ thể về tỷ lệ phần trăm cần đặt cọc trước khi sản xuất, các đợt thanh toán tiếp theo (nếu có, ví dụ: thanh toán thêm khi giao hàng) và thời hạn thanh toán cuối cùng sau khi nhận đủ hàng và kiểm tra chất lượng. Thống nhất hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…).

• Chính sách đổi trả hàng hóa: Xác định rõ các trường hợp sản phẩm được coi là lỗi và được chấp nhận đổi trả (ví dụ: lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất như nứt, vỡ, men không đều; sai quy cách so với thỏa thuận như sai dung tích, sai màu men; lỗi in ấn như sai logo, sai màu, mờ nhòe, bong tróc…). Quy định rõ quy trình, thời hạn thông báo lỗi và thời gian thực hiện đổi trả.

• Chính sách bảo hành (nếu có): Đối với một số kỹ thuật in cao cấp hoặc dòng sứ chất lượng cao, nhà cung cấp có thể có chính sách bảo hành. Cần làm rõ phạm vi bảo hành (ví dụ: bảo hành độ bền màu của logo in decal nung trong điều kiện sử dụng thông thường), thời gian bảo hành và các điều kiện áp dụng.

Việc có các điều khoản về thanh toán và bảo hành được ghi rõ ràng, minh bạch trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cho cả bên mua và bên bán mà còn tạo dựng sự tin cậy, nền tảng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.

7. Kiểm Tra Kỹ Hàng Hóa Khi Nhận

Bước kiểm tra hàng hóa tại thời điểm nhận hàng là khâu cuối cùng nhưng mang tính quyết định, giúp xác nhận rằng lô hàng ly sứ quà tặng được giao đúng về số lượng và đạt yêu cầu về chất lượng như đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Cần thực hiện tối thiểu 3 bước kiểm tra cơ bản và cần thiết ngay khi lô hàng được giao đến:

• Đối chiếu số lượng: Tiến hành kiểm đếm cẩn thận tổng số lượng thùng hàng nhận được và đối chiếu với phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao. Sau đó, mở ngẫu nhiên một vài thùng để kiểm tra số lượng ly bên trong mỗi thùng có đúng với quy cách đóng gói đã thống nhất hay không.

Kiểm tra kỹ số lượng khi nhận hàng

• Kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên: Không thể kiểm tra từng chiếc ly trong một lô hàng lớn, do đó cần áp dụng phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên. Lấy ra một tỷ lệ phần trăm nhất định của lô hàng (ví dụ: 5-10% hoặc theo số lượng cụ thể đã thỏa thuận trước với nhà cung cấp) để đánh giá chất lượng tổng thể một cách đại diện.

• Kiểm tra chi tiết dựa trên checklist chất lượng: Đối với các mẫu ly được chọn ngẫu nhiên, hãy kiểm tra một cách hệ thống dựa trên danh sách các tiêu chí đánh giá ly cốc sứ quà tặng in logo đạt chuẩn chất lượng. Checklist này nên bao gồm các điểm như: độ đồng đều về kích thước, hình dáng; bề mặt men nhẵn mịn, không tì vết; màu sắc men và màu sắc logo đúng chuẩn; logo in sắc nét, đúng vị trí, không bong tróc; ly không bị nứt, mẻ, vênh…

Kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết cốc sứ

Chỉ sau khi đã thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận lô hàng đáp ứng đủ các yêu cầu về số lượng và chất lượng, bạn mới nên ký vào biên bản xác nhận đã nhận đủ hàng.

Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào (thiếu hàng, hàng lỗi, hư hỏng…), cần lập tức lập biên bản ghi nhận tình trạng thực tế (có thể chụp ảnh làm bằng chứng) và thông báo ngay cho nhà cung cấp để cùng phối hợp đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Việc lập kế hoạch chi tiết từ ban đầu, chú trọng khâu duyệt mẫu thực tế và lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, có năng lực là ba yếu tố nền tảng vững chắc nhất để đảm bảo sự thành công cho bất kỳ đơn hàng ly sứ quà tặng in logo số lượng lớn nào.

Bằng việc áp dụng nghiêm túc 6 kinh nghiệm được chia sẻ trong bài viết này, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin triển khai các chiến dịch quà tặng bằng ly sứ một cách hiệu quả, vừa tối ưu chi phí, vừa tạo được dấu ấn thương hiệu tốt đẹp trong lòng đối tác, khách hàng và chính đội ngũ nhân viên của mình.